校庆档案是河南农业大学重大活动档案的重要组成部分，为规范校庆档案归档工作，充分发挥校庆档案在传承学校历史，弘扬农大精神，促进学校建设与发展中的重要作用，根据《河南农业大学档案管理办法》（农大档〔2021〕10号）和《河南农业大学重大活动和突发事件档案管理实施细则》（农大档〔2021〕10号）要求，特制订本制度。

一、归档原则

本着“为校管档、为校守史”“对历史负责、为未来服务”的精神，校庆档案归档工作坚持原始性、真实性、系统性和规范性的原则。

二、归档模式

校庆档案采用专题档案与常规工作档案相结合的归档模式。

（一）在学校设立了校庆筹备办公室（以下简称“校庆办”）的年份，以校庆办和下设的工作组形成的校庆相关文件材料为基础，建立“校庆专题档案”；学校各部门、单位形成的校庆相关文件材料，建立校庆档案专卷。

（二）在学校未设立校庆筹备办公室的年份，各单位形成的校庆活动相关材料与常规文件材料一并归档。

三、归档工作的组织与分工

（一）校庆办负责学校层面（含各个工作小组）在校庆活动中形成的文件材料的收集、整理、著录和移交工作；

（二）各部门及直属单位、院（系）、实验室、中心、研究院（所）等负责收集、整理本单位在校庆活动中形成的文件材料，并将有保存利用价值的校庆档案向档案馆移交；

（三）档案馆负责校庆档案归档工作的指导，并接收校庆办和其他各单位移交的校庆档案。

四、归档范围

凡是在校庆活动中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的各种纸质文件、电子文件、声像材料、实物等不同形式的历史记录均属归档范围。校庆档案归档范围主要包括但不限于以下内容：

（一）校庆筹备工作组织机构设置，校庆重大项目、重要事项的研究决策及其咨询工作形成的文件材料。

（二）校庆筹备工作动员会议、各种论坛和访谈、各类征集活动、网站建设及主页更新改版、校庆对外联络工作形成的文件材料。

（三）校庆基础设施维修与校园景观建设、环境整治工作形成的文件材料。

（四）校庆活动项目的组织策划、实施以及庆典大会、文艺晚会、晚宴等主要活动形成的文件材料。

（五）题词、贺信、贺电、祝贺视频、有纪念意义的贺礼、捐赠统计和捐赠物品。

（六）邀请函、校友登记簿、嘉宾签到簿、校友通讯录。

（七）校庆系列活动（国际交流、学术、宣传、文体、学生、校友活动等）形成的文件材料。

（八）校庆系列丛书样书，校史展及各类展览的布展方案，印刷品、纪念邮品，校庆活动标志、纪念章、纪念物样品等。

（九）校庆专题宣传片及校庆献礼影视剧样片。

（十）后勤保障和安全保卫工作的有关材料。

（十一）校庆活动总结表彰工作的文件材料。

（十二）新闻媒体对校庆活动的宣传报道。

（十三）校庆活动中形成的其它有保存价值的材料。

校庆档案归档范围细目详见附件（《河南农业大学校庆文件材料归档范围和保管期限表》）。

五、归档要求

（一）各单位要切实加强对校庆档案归档工作的领导，将校庆文件材料的收集归档纳入校庆工作的总体计划，实行同步管理，即布置、检查、总结校庆工作的同时，布置、检查、验收校庆档案工作。

（二）落实责任制，各单位要指定专人负责校庆档案归档工作，按照分工负责、相互协同的原则，注意陆续收集、平时积累、集中有序保存校庆活动各个阶段形成的文件材料，为后续的整理和移交奠定基础。

（三）归档文件材料力求齐全完整，各类有保存价值的、各种载体形式的材料要收集齐全，成套性的如某一学术活动、庆典活动形成的文件材料要完整、系统。

（四）归档的文件材料以原件为主，凡是有与纸质文件相对应的电子文件的都需同步归档；实物要拍照并附说明；照片、录音、录像和电子文件须图像清晰、声音清楚，并附有相关文字说明。

六、归档程序与方法

参见《河南农业大学档案归档实施办法》。

七、归档时间

（一）校庆办及各工作小组形成的校庆专题档案在校庆办停止工作前向档案馆移交；

（二）各院（系）、实验室、中心、研究院（所）等在校庆活动中形成的文件材料在校庆活动结束之日起两个月内向档案馆移交；

（三）各部门及直属单位在校庆活动中形成的文件材料在举办校庆活动的次年六月底以前向档案馆移交。

附件

河南农业大学校庆文件材料

归档范围和保管期限表