【第一步】纸质照片整理

1.照片要求以“张”为单位，填写照片文字说明，包括题名、拍摄时间、拍摄地点、拍摄者、人物及座次号、备注等信息。

（1）题名：与照片上标注一致；

（2）拍摄时间：精确到日（如20250608）；

（3）拍摄地点：具体至楼宇名称或场地；

（4）拍摄者：拍摄单位；

（5）人物及座次号：按“从左至右、从前至后”顺序标注所有人员姓名，领导需在姓名后标注职务（如：李四（副院长））；

（6）备注：特殊情况说明（如补拍、人员缺席等）。

2.填写《河南农业大学毕业生合影照片移交清单》，逐张登记照片信息，内容包括：电子照片名称、拍摄时间等。一式2份，需学院负责人签字并加盖公章。

【第二步】电子照片整理

1.在电子照片合适位置（非画面主体区域）标注文字题名，格式为：河南农业大学XX学院XX届本科（硕士/博士）毕业生合影。题名下方用八位阿拉伯数字标注拍摄日期，格式为：20250608。

2.电子照片文件命名格式：学院名称+届别+学历层次+毕业生合影+时间（如：农学院2025届硕士毕业生合影20250608）。

3.电子照片文件夹以“学院”命名；《照片文字说明表》电子版（Excel格式），以“学院+合影电子照片文字说明”命名；《移交清单》电子版（Excel格式），命名为“学院+2025届毕业生合影移交清单”。

【第三步】移交档案馆

电子文件和纸质文件统一移交送至档案馆419室。移交时需现场核对电子文件的可读性，电子文件与纸质清单一致性等，双方签字确认后各留存一份。