各学院：

2018年度博士/硕士研究生学位论文答辩材料归档移交工作即将开始，现将有关事项通知如下：

一、归档时间：

请各院（系）于2018年01月12日之前将整理完毕的博士/硕士学位论文答

辩材料移交至学校档案馆，若年前无法按时提交者，请于开学后一周内提交（即2019年03月09日前）。

二、归档范围：

1、2018年12月授予博士/硕士学位的论文答辩材料；

三、归档要求：

1、材料排序。按照审核表、答辩表、评阅书、答辩情况表、学位审批表、研究生登记表、学籍表、成绩单的顺序排列。

2、相关答辩材料先由研究生处预以审查，审查完毕后由各学院立卷装订。

3、以每学生为单位，加封皮、目录、封底。所有材料按顺序排好后，需用黑色水笔编写页码，审核表为第1页，页码标注在当页右上角，页号在文件目录内对应材料填写完整。材料齐备后需按归档要求三孔一线预以装订成册。

4、案卷封皮需填写案卷题名、归档单位、起止日期、保管期限；案卷封底（卷内备考表）需填写立卷人、检查人和立卷时间（应填写归档年 月）。如学生材料有缺失，需要在备考表上详细说明。

四、归档移交：

1、归档移交时，交接双方当面检查，档案馆按归档要求验收合格后方可办理移交手续。

2、立卷单位移交归档时须填写移交清单，清单一式二份并加盖学院公章、学院负责人签字，经交接双方签字后各留存一份备查。移交清单电子版请发送档案馆信箱：nddasj@126.com

五、其他事项

1、封皮、封底请各学院按毕业生数量到行政楼五楼档案馆520房间领取。

2、移交清单、案卷目录、封皮、封底填写格式请参考附件

3、归档材料移交地点：行政楼五楼520房间

4、立卷过程中，若有疑问请致电：63558135 联系人：张雪 张洁

河南农业大学档案馆

2019.01.04